ウェビナー運営方法の種類と流れ・ポイントを解説！

ウェビナーを運営するにはどのような方法があるのかをご存じでしょうか。オンラインでセミナーを開けるのは便利ですが、初めてのときには運営方法がわからなくて困りがちです。

この記事ではウェビナーの運営方法の種類を紹介します。自社でウェビナーを運営する流れもステップごとに詳しく解説します。

ウェビナーを運営するときのサポートになるサービスやツール、運営のポイントについても紹介するので活用してください。

ウェビナーを運営する3つの方法

ウェビナーを運営する方法には自社でウェビナーを企画し運営する方法と、運営代行会社に依頼する方法、サポートを活用して自社配信する方法があります。

3つの方法の違いを簡単に確認しておきましょう。

自社で企画・運営する

ウェビナーは、自社で全体管理をして企画・運営できます。

代行会社とのやり取りが不要な方法で、ウェビナー開催でよく用いられている方法です。自社で企画運営するメリットをまとめると以下のようになります。

・自由度が高い

・複数の配信先を選べる

・他のマーケティングと併用できる

・代行依頼先の選定の手間がない

・代行費用がかからない

自社のウェビナー運営は、自由なペースで開催が可能です。配信先を複数選択して広範囲に配信することで、より効果的に情報を届けられます。

代行会社の選定や代行費用が不要なため、経済的なメリットも大きくなります。

運営代行会社に依頼する

ウェビナーは、運営代行会社に依頼して開催できます。自社負担を減らす目的で代行会社に依頼しているケースがよくあります。

運営代行会社にウェビナー開催を依頼するメリットは以下の通りです。

・自社スタッフの負担を減らせる

・一定以上のクオリティを保てる

・配信でのトラブルが少ない

・初期コストを抑えやすい

・分析やフォローを依頼できる

運営代行会社を利用すると、ウェビナーの企画から設営、配信に至るまでの作業を一手に任せられます。運営経験がなく社内リソースが限られている場合でも、専門の代行会社に委託することでスムーズにウェビナーを開催できます。

プロフェッショナルな対応により配信トラブルが少なく、必要な設備も整えてもらえるため、初期投資を低く抑えることも可能です。

また、配信後の分析やフォローアップも依頼できるため、イベントの効果を最大化できます。全体的に費用は高くなりがちですが、自社でのウェビナー運営が難しい場合には、運営代行のオプションを検討する価値があります。

サポートの手厚い配信プラットフォームを利用する

ウェビナーの運営代行会社に依頼する代わりに、サポートが充実している配信プラットフォームを利用する方法もあります。

サポートのある配信プラットフォームを利用するメリットは以下の通りです。

・自社配信と同様の自由度がある

・サポートを受けられるので初めてのウェビナーも運営しやすい

・自社オリジナルの配信サイトを用意できる

・代行費用がかからずコストパフォーマンスを上げやすい

・一度構築すればウェビナーの継続的な配信をしやすい

配信プラットフォームを利用すると、自由度が高い運営が可能です。またプロによるサポートを受けて、今後も継続的にウェビナーを開催していくインフラを作れます。配信プラットフォームでサポートを受けながら運営する方法は、ウェビナー運営の方法としてバランスが取れていて、初めてでも高いコストパフォーマンスで開催できます。

ウェビナーを運営する流れ

ウェビナーの運営では企画して準備を整えることから始まり、当日の運営をして総括するまでの全体像を理解して取り組むことが必要です。

ここではウェビナーを運営する流れを紹介します。

目的の設定

ウェビナーは開催目的の設定から始めます。新規顧客との接点の獲得、既存顧客の育成、新規商品のプロモーションなどのさまざまな目的が考えられます。

目的によってウェビナーの対象になるターゲット層にも違いがあるので、企画やマーケティングの戦略に大きな影響があります。

目的は必ずしも一つにする必要はありませんが、絞り込んだ方が参加者の期待に応えられるので効果が上がりやすくなります。

できるだけペルソナ設計を具体的にして目的を決めましょう。またKPIの設定によってウェビナー運営の成果を測定できれば、将来的な改善点や戦略の策定に役立ちます。

内容の企画

ウェビナーの目的に合わせて内容を具体的に決めます。例えば、既存顧客の育成を大枠の目的として、新商品の認知を広げて購入を促したいと考えたとしましょう。

内容としては既存サービスのトラブルシューティングを主題にし、それに対する解決策として新商品の導入を提案する形式が考えられます。

内容を企画する際は、ターゲットに合わせることや、ユーザー行動を調査することも必要です。ウェビナーの効果を最大化するために市場調査をし、企画を具体化しましょう。

配信環境の準備

配信環境は、ウェビナーの規模や品質に影響するので企画段階で検討が必要です。ウェビナーの配信プラットフォームや、必要な機材の手配、ネットワーク環境の構築を進めます。企画内容によって必要な環境が異なるので、内容に合わせた準備が必要です。

ウェビナーの運営体制も同時に検討します。自社で完結させられるのか、運営を代行会社に依頼した方が良いのかも考えて体制を整えましょう。ウェビナーの登壇者を一堂に会する形で開始する場合には、会場の手配もする必要があります。

コンテンツの作成・撮影

コンテンツは、ウェビナーの企画が一通りできた時点で作成を開始します。ウェビナーは登壇者の話だけでも実施可能です。ただ、資料を用意すると参加者の理解を深めやすくなります。マーケティング目的の場合には、申し込み方法なども記載されている資料を用意するとコンバージョンが上がりやすいでしょう。

録画配信でウェビナーを開催する場合には、コンテンツの撮影と編集が必要です。編集をする時点で追加資料を表示したいといった発想が生まれてくることもあるので、コンテンツ作成は早めに着手することが大切です。

集客戦略の策定・実施

ウェビナーはターゲット層を集客してこそ意味があります。集客戦略を立てて、期待しているターゲットの参加を促すことが重要です。集客には公式ホームページでの宣伝、ウェビナー配信サイトでの広告、Web広告、DMなどのさまざまな方法があります。

ウェビナーの目的やターゲットに合わせてリーチしやすく、参加を促しやすい方法を選んで集客を実施します。集客はウェビナーの企画ができた時点からスタートして、できるだけ広く認知させるように心がけましょう。

リハーサル

ウェビナーはリハーサルをしておくことが重要です。特にライブ配信のときには必須で、トラブルシューティングをした上で当日を迎えられるようにします。ウェビナーの運営側のネットワーク環境が整っていても、機材の調子が悪く音声が聞き取りづらいといったトラブルなどが発生するリスクがあります。

リハーサルをすると、システム面だけでなく運営面でもトラブルが減ります。全体の流れを正確に共有し、登壇者を含めてウェビナーの運営を担うスタッフの役割を確認できます。リハーサルは当日と同じ環境で実施し、トラブルが起こるリスクを最小限にしましょう。

ウェビナーの開催

ウェビナーの準備を整えられたら、当日は最終チェックをして開催・司会進行をするだけです。当日に映像や音声、ネットワーク環境の確認をして、スムーズにウェビナーを進められることをチェックします。登壇者にも早めに接続してもらい、トラブルなく配信できる状況かどうかを確認することが大切です。

ライブ配信の場合、参加者の挙動を見逃さないようにします。参加者が送るチャットにはウェビナーの内容への質問だけでなく、音声が聞こえないなどといった苦情が寄せられることもあります。こうした異変にいち早く気づくことができれば、早急なトラブル対応が可能です。

結果の分析と総括

ウェビナーが終わったあとは総括をします。ウェビナーの目的を振り返り、開催によって目的を達成できたかどうかを評価していきます。参加者がターゲットに合致していたか、参加率は高かったか、離脱率はどの程度だったかなど、数値データをもとにさまざまな角度から検証できます。

ウェビナー開催後にアンケートを実施し、反響を確認するのも効果的です。参加者のリアルな声を受け取り、反省点が見つかれば参加者に対してのフォローの戦略も立てられるでしょう。アンケートの実施と結果分析によって、今後のウェビナーのブラッシュアップにつながります。

ウェビナーを運営するときのポイント

自社運営か代行会社に依頼するかにかかわらず、ウェビナー運営の成功のために重要なポイントがあります。

ウェビナーの配信方法を検討する

ウェビナーは、配信方法をターゲットに合わせて決めることが重要です。一般的にライブ配信が多く行われますが、アーカイブ配信の選択肢もあります。ライブ配信の内容をアーカイブ配信するという組み合わせも可能です。

ライブ配信はリアルタイムでコミュニケーションを取れるメリットがありますが、開催時間にスケジュールを合わせないと参加できません。アーカイブ配信ならいつでも視聴できる柔軟性があります。ターゲットの好む方法を選ぶことで効果を最大化できます。

インタラクティブな配信をする

ライブ配信をするときには、ウェビナーをインタラクティブにしましょう。リアリティのある相互コミュニケーションを取れるようにウェビナーを設計すると、参加者の満足度が飛躍的に向上します。

参加者のコメントに対して登壇者が回答するようなチャット機能の利用は、相互コミュニケーションを促す有効なアプローチです。また、ウェビナー中に参加者にクイズを出す、多数決を取るなどの参加型企画を取り入れることで、エンゲージメントが高まります。

エンゲージメントの向上は、最後まで視聴する人を増やすことに直結し、登壇者側にもやりがいが生まれます。

リマインドをする

ウェビナーの運営においてはリマインドの役割が非常に重要です。ライブ配信をする際は、開催の前日や当日にリマインドのメールやSMSを送信し、確実に参加してもらえるようにしましょう。アーカイブ配信をする際は、ウェビナー動画が公開されたときと、視聴期限が近づいたときにリマインドを行います。

クオリティを高める

ウェビナーのクオリティを高めることを意識しましょう。そのためには高品質な映像と途切れのない音声を提供できるシステムの選択が欠かせません。どんなに内容が優れていたとしても、配信上の問題はユーザーの満足度を大きく損なう原因となります。

また、資料の準備もクオリティを高めるためのポイントです。ライブ配信の場合、事前に資料を共有しておくことで、ウェビナー中の質疑応答が活発になります。アーカイブ配信では、資料を参照しながら視聴できれば満足度が上がります。常にユーザーの満足度を高めることを目指してウェビナーを運営しましょう。

ウェビナーのフォロー計画を立てる

ウェビナーは、開催後に参加者との接点を作るマーケティング施策になります。フォロー計画を立てて、リードを顧客に成長させることが重要なポイントです。

ウェビナーのフォローメールを送信するのは基本ですが、さらに参加者と欠席者に区分して内容を変えるのが効果的です。参加者にはアンケートを実施し、欠席者には見逃し配信のURLを送付するといったフォロー方法があります。

参加者へのアプローチは、顧客との関係構築において重要な役割を果たします。ただし、欠席者も元々ウェビナーに興味を示しており、ライブ配信を見逃したのは単にタイミングが合わなかっただけの場合があります。そのため、次回の開催に向けて案内を送るなどのフォローも効果的です。

まとめ

ウェビナーの運営方法には自社ですべて賄う方法と、運営代行会社を利用する方法があります。運営代行会社に依頼すると、ウェビナーの開催経験がなくてもスムーズに運営できます。自社スタッフの負担も減らせますが、自由度や柔軟性については自社での運営の方が優れているので十分な比較検討が必要です。

ウェビナーの自社運営は、使い勝手の良い配信プラットフォームとサポートの活用によって円滑に進められます。ULIZAは安定した配信を実現する高機能な配信プラットフォームです。配信技術のサポートも含めて、スピーディーで臨機応変な対応に定評があります。自社でウェビナーを運営するときは、ULIZAの導入をぜひ検討してみてください。