【完全版】オンライン学会の開催・運営方法はこれを見れば丸わかり！

「オンライン学会の運営を任されたが、詳しい方法・開催における注意点がわからない」と悩んでいませんか？

本記事では、オンライン学会の開催・運営方法やオンライン学会のメリット・デメリットなどを詳しくご紹介します。

読了後は、オンライン学会をスムーズに運営する方法がわかるようになるでしょう。

またいくつか事例を紹介しているので、具体的な運営技術やツールの選定に活かしてください。

オンライン学会とは

オンライン学会とは、学会の開催場所をインターネット上に移行し、配信形式で開催する学会のことを指します。 

Zoomなどのオンライン会議ツールを使用し、発表者も参加者も皆オンライン上で参加することが可能です。

本項ではオンラインでの学会が増えてきた背景とオンライン学会の種類について紹介します。

学術大会（学会）がオンライン化した背景

新型コロナウイルス感染症拡大の影響で、不要不急の外出自粛や、イベントの収容率及び上限人数の制限といった規制が政府から呼びかけられたことも記憶に新しいのではないでしょうか。

大学やコンベンションセンター、大規模ホールなど、一つの会場に多数の参加者が集まる学術大会は感染リスクが高いと考えられ、セミナーや展示会、コンサート等様々なイベントと同様に、多くが軒並み中止や延期を余儀なくされる事態となりました。

一方でオンライン学会は、地理的な制約がなくなることで国内外からのアクセスがしやすくなり、遠方のため参加できないと考えられていた学会参加も可能になるという嬉しい変化もありました。

完全オンラインの学会

完全オンラインの学会は、特定の会場を持たず、Zoomなどの配信ツールを使用してすべてのプログラムをオンラインで配信する方法です。

発表者は、事前に録画した動画をリアルタイムで配信する場合や、発表タイミングに合わせてオンラインで発表する場合があります。

通信環境さえ整っていれば、場所を問わずどこからでも参加することが可能です。

また主催者側も会場コストを削減できるため、学会参加費が通常より安くできるケースもあります。

ハイブリット形式の学会

ハイブリット形式の学会は、新型コロナウイルス感染症の影響が落ち着いてきた近年増えてきた開催方式で、現地での参加とオンライン参加のいずれかを選択できる方法です。

参加者は自分の環境やスケジュールに合わせて、現地での参加にするかオンラインでの視聴にするかを選べるため、柔軟に学会への参加が可能です。

しかし、運営側は会場設営とオンライン配信の両方を準備するため、時間やコストの面で大きな負担がかかります。

オンデマンド形式の学会

オンデマンド配信では主に、ライブ配信された内容を録画して後日改めて視聴できる方法と、学会全体をオンデマンド配信のみで行い、質問はメールやフォームを通じて受け付け質疑応答を行う方法のふたつのパターンがあります。

オンデマンド形式の学会では、参加者が自分の都合の良い時間に動画を視聴できる柔軟性が喜ばれています

学会では、同時刻に聞きたいセッションが被っているということはよく起こり得ることなので、オンデマンドで後日配信があると、参加者も安心して聴講できます。

また発表者にとっても、自分の研究をより多くの人に視聴してもらう機会が増えます。

オンライン学会のメリット／デメリット

オンライン学会には、参加者と開催者の双方に影響を与えるメリットとデメリットがあります。

本項では、オンライン学会の開催方法を検討する上での参考になるように、参加者と開催者で視点を分けたメリット・デメリットを、具体例を交えて詳しく解説します。

参加者のメリット

オンライン学会には、参加コストの削減・どこからでも参加できる利便性・会場の人数制限に縛られないという参加者のメリットがあります。

完全オンライン形式の場合は、移動や宿泊が不要なため、学生や若手研究者でも経済的な負担が少なく、自宅や職場から気軽に参加可能です。

ハイブリッド形式は、現地での参加が難しい人でもオンラインで参加可能であり、オンデマンド形式は、配信期間中は何度も視聴できるため、忙しい研究者も自分のスケジュールに合わせて視聴できます。

参加者のデメリット

オンライン学会の参加者には、交流が制限される点や集中力の低下といったデメリットがあります。

研究者同士の交流を目的として学会に参加される方も多くいらっしゃいますが、オンライン学会では画面越しでの参加が中心となるため、直接的な交流が難しいことがデメリットといえるでしょう。

また一方的な情報の受け取りになりがちで、内容を深く理解するのが難しくなります。

さらに長時間の視聴により、疲労や孤独を感じる声も少なくありません。

開催者のメリット

完全オンライン形式では、大規模な会場を借りる必要がないため、会場費を大きく削減でき、人件費も節約できます。

ハイブリッド形式では、小規模な会場で済みながら、オンラインで幅広い参加者の受け入れが可能です。

オンデマンド形式では、発表や講演を事前に録画して配信すれば、時間や場所に縛られずに学会を運営可能です。

また、スケジュールの都合で参加できなかった人も後から内容を視聴できます。

開催者のデメリット

完全オンライン形式では、通信トラブルや技術的な問題が学会の進行に直接影響を及ぼし、運営を妨げる場合があります。

ハイブリッド形式では、現地とオンラインの両方を管理するため準備と対応が複雑になり、より多くの技術スタッフや機材が必要になります。

オンデマンド形式でも、録画や配信の技術トラブルが参加者の体験に大きく影響するため、機材の確保と技術的な準備が重要となります。

不安なくオンライン学会を運営するには、業務委託での開催も検討する必要があります。

オンライン学会の運営スケジュールと運営方法

オンライン学会を成功させるためには、運営スケジュールの把握と綿密な計画が必要です。

本項では、機材やツールの選定・参加申し込みの管理・実際のイベント運営までの各段階における重要ポイントを紹介します。

特に準備期間を効果的に設定し、各ステージで柔軟に対応できる体制を整えるのが、開催中に発生する課題の解決や全体の満足度向上に役立つでしょう。

開催前｜機材やツールの選定を早めに行う

オンライン学会の運営においては、機材やツールの選定と準備を開催前に十分に行う必要があります。

特にオンラインイベントの運営経験が少ない場合は、予期せぬ問題が発生することが多いため、早めの準備が必要です。

必要な機材を早い段階で洗い出し、テストを実施して、カメラの追加や照明の不足などの問題に対応できる状態を作ります。

早期に準備を進めておくと、万が一の問題が発生しても余裕を持って対応でき、学会運営をスムーズに進められます。

開催前｜視聴者が集中できる施策を考える

オンライン学会の運営では、視聴者が集中できるような施策の検討が重要です。

具体的には、アンケートを挿入する、チャット機能を利用して参加者が積極的に質問や会話を行える環境を整えると効果的です。

これにより参加者が内容に没頭し、理解を深めやすくなります。

計画的に施策を進めておくと、参加者の満足度が高まり、学会全体の充実度も向上するでしょう。

開催前｜トラブル対応や操作確認などの準備

オンライン学会を運営する際は、開催前にトラブル対応や操作確認を徹底する準備が重要です。

事前に機材やツールを実際に操作しリハーサルを行うと、当日に予期せぬ問題が発生しても素早い対応が可能になります。

また、リハーサル中に発生したトラブルはわかりやすくマニュアル化し、誰でも対応できるように準備しておくと安心です。

開催当日は対応できるスタッフが限られているため、事前の準備が円滑な運営に大きく影響します。

準備を万全にすれば、オンライン学会の中断を防ぎ、スムーズな進行が実現できるでしょう。

開催前｜参加申し込みから当日までの対応

オンライン学会の運営において、参加申し込みから当日までの準備が重要です。

特に慣れていない参加者への対応が大切で、主に参加申し込み手順の明確化・当日の進行計画の整備・ツールの利用方法の説明が必要になります。また説明資料や案内、Webページの準備も含まれます。

他にも参加者が疑問を感じた時に気軽に問い合わせられるよう、連絡先や問い合わせフォームの設置がおすすめです。

トラブルが発生しやすい点を事前に洗い出し、準備を整えて、参加者がスムーズに参加できる環境を作りましょう。

これにより当日の混乱を避け、参加者が満足する学会運営が可能となります。

開催中｜適切な時間管理と進行

オンライン学会の運営では、開催中の時間管理と進行が非常に重要です。

各セッションの開始と終了を正確に守り、参加者がスケジュール通りにプログラムを楽しめるようにしましょう。

開催のおおよそ半年前からタイムテーブルを詳細に計画し、関係者が予定通り進行できる準備が求められます。

また、開催中に予期せぬ機材のトラブルが発生する可能性もあります。

そのため、数ヶ月前にはすべての機材を確認し、トラブル発生時の対処法を明らかにしておくことが必要です。

こうした準備を整えておけば、トラブル発生時も速やかに対応でき、参加者や登壇者が安心して学会に参加できます。

全体の準備を徹底すれば、スムーズな進行と満足度の高い学会を実現できるでしょう。

開催後｜評価とフィードバックの収集

オンライン学会終了後に運営上の評価やフィードバックの収集を行うことは、次年度以降の学会運営において非常に重要です。

学会終了後にアンケート等を活用した評価を行うことで、参加者や登壇者の印象が新鮮なうちに具体的な意見を集められます。

集めたフィードバックは、次回の学会をより良いものにするための貴重なデータとなり、内部での改善点の特定に役立つでしょう。

さらに集めたポジティブな評価は、将来の学会のプロモーションにも利用可能です。

学会の直後にフィードバックを求め、意見をもとに次回の品質向上を図りましょう。

オンライン学会の運営方法で迷っているなら「ULIZA」

「ULIZA」はオンライン学会の運営に悩んでいる人にとって、頼りになる解決策です。

多機能なオンライン配信プラットフォームで、安定した配信・柔軟な設定・セキュリティ対策・詳細な分析機能を備え、学会運営をスムーズに進められるようサポートしてくれます。

「ULIZA」の特徴

ULIZAはビジネス向けの多機能オンライン配信プラットフォームです。

オンデマンド配信とライブ配信の両方に対応し、学習資格系講座・ウェビナー・株主総会・エンターテインメントイベントなど多岐にわたる用途に利用できます。

特に配信の安定性、多彩な機能、充実したサポートが特徴です。

ULIZAの技術サポートは、HuluやTVerなどの大規模サービスの運用実績に裏打ちされ、安定した配信を保証します。

さらにセキュリティ機能や視聴分析機能など、ビジネスニーズに合わせて細かくカスタマイズが可能です。

「ULIZA」がオンライン学会におすすめの理由

ULIZAは、高度なセキュリティ機能や柔軟なプレイヤー設定、詳細な分析機能が備わっています。

またセキュリティ面では、IDやパスワードによる保護やIPアドレス/ドメインでのアクセス制限が可能で、非公開の学会内容を安全に配信できます。

また、ワンタイムパスワードにより、期間を設けた公開の設定をすることも可能です。

プレイヤー機能には、資料の同時投影やカスタマイズ可能な再生コントロールがあり、発表者のニーズに応じた調整が可能です。

さらに分析機能を使って、どのセッションが好評だったか、視聴者がどの部分で離れたかを詳細に追跡し、次回の学会の改善に役立てることもできます。

これらの機能は、オンライン学会の効率を高め、参加者の満足度を向上させるために欠かせません。

「ULIZA」でのオンライン学会実績例

ULIZAでは、医療従事者向けオンラインセミナーを開催、運営した実績があります。

株式会社エム・シー・アイは、医師向け会員制オンラインセミナーでULIZAを利用し、安定した配信を実現しました。

コロナ禍によりオンラインセミナーの需要が急増する中、ULIZAの安定性と機能性が評価されています。

ULIZAはDVR（デジタルビデオレコーダー）機能やアナリティクス機能も備わっており、視聴者がどこまで視聴したかを詳細に確認でき、忙しい医師が追いかけ再生を利用できる点も強みです。

医療情報の特性上、セキュリティ対策が求められる環境においても、ULIZAはそのニーズに対応し、製薬会社や医療関連企業から信頼を得ています。

まとめ

本記事ではオンライン学会の種類、オンライン学会のメリット・デメリット、オンライン学会の運営方法を解説しました。

オンライン学会を成功させるには、機材の早期準備や視聴者の集中を高める工夫、参加申し込み対応など、運営に必要なポイントを理解した上での計画とスムーズな運営が重要です。
また、次回以降のオンライン学会開催のためにトラブル対策や評価・フィードバックの収集も大切です。

この記事を参考に、オンライン学会の開催に向けて準備を進めていきましょう。