動画によるナレッジ共有のメリットは？ポイントや活用シーンも徹底解説！

ナレッジ共有は、業務効率や生産性、さらには組織全体の成長を左右する重要な要素です。

しかし、テキストメインの資料だけでは、経験やノウハウなど、言葉で表現しにくい内容を十分に共有できないケースもあります。

この記事を見ている担当者、経営者の方の中にも、「うまくナレッジを共有できていない気がする・・・」と悩んでいる方が少なくないでしょう。

そんなときにおすすめなのが、動画によるナレッジ共有です。

今回は、動画でナレッジ共有を行うメリットやポイント、活用シーンについて詳しく解説していきます。

そもそもナレッジ共有とは？

動画によるナレッジ共有について解説する前に、まずはナレッジ共有とは何なのかをおさらいしておきましょう。

定義

ナレッジ共有とは、業務を通じて得られた知識や経験を、特定の個人に留めず、組織全体で活用できるように共有・管理することです。

属人化しがちな情報を社内全体で共有し、業務効率や生産性の向上を図るのが主な目的です。

近年では、人材の流動化やリモートワークの普及などにより、これまで以上にナレッジ共有の重要性が高まっています。

種類

ナレッジには、大きく分けると下記2つの種類があります。

・暗黙知

・形式知

暗黙知とは、経験や長年の勘、感覚に基づく言語化しにくい知識のことです。

一方、形式知はマニュアルや資料などに落とし込まれた、誰でも理解しやすい知識を指します。

企業における課題は、暗黙知が個人に依存しがちな点です。

動画によるナレッジ共有は、こうした暗黙知を可視化し、形式知へと変換する手段として非常に有効です。

効果

ナレッジ共有を行うことで、業務の標準化や品質の安定化に期待できます。

また、新人教育や異動時の引継ぎがスムーズになり、教育コストの削減にも繋がります。

さらに、成功事例や改善ノウハウを横展開することで、組織全体の生産性向上や意思決定のスピードアップにも寄与するため、結果として強固な組織づくりを行えるようになるのです。

課題

多くの企業では、ナレッジ共有を紙媒体のマニュアルや資料などを使って行っています。しかし、文章やイラストだけでは、作業の細かなコツや判断基準といった暗黙知を十分に伝えられないケースもあります。

実際に、「マニュアルを最後まで読んだが、意味が分からない」と悩む方も多く、共有の形骸化が起こってしまうケースも少なくありません。

このような課題を解決する手段として、近年では「動画」に注目が集まっています。

動画でナレッジ共有を行うメリットは？

動画でナレッジ共有を行うメリットは、下記の通りです。

・視覚的理解の促進に繋げられる

・失敗例をわかりやすく伝えられる

・時間や場所の制約を受けない

・学習効率の向上に繋げられる

・繰り返し活用できる

それぞれについて、詳しく見ていきましょう。

視覚的理解の促進に繋げられる

動画でナレッジ共有を行うことで、動きや手順を視覚的に伝えられます。

業務フローや操作方法、作業手順などを実際の画面や映像で伝えることで、文章では理解しづらい内容も直観的に把握できるでしょう。

特に、専門的な業務や複雑な作業においては「見るだけで内容を理解できる」という状態を作れるため、理解度のばらつきを抑えたい場合にもおすすめです。

失敗例をわかりやすく伝えられる

ナレッジ共有では「こうすればうまくいく」という成功例だけでなく、失敗例を伝えることも大切です。

実演を用いて失敗例を共有することで、視聴者に対してより具体的なイメージを持たせられると同時に「その失敗がどんな影響をもたらすか」を伝えやすくなります。

このように、失敗したときのリスクや影響をわかりやすく伝えられる点も、動画ならではの強みといえるでしょう。

時間や場所の制約を受けない

動画は一度制作すれば、いつでもどこでも視聴できる「ナレッジ資産」となります。

対面でのOJTや研修とは異なり、視聴者が自分のスケジュールに合わせて学習できるため、リモートワークを導入している企業とも相性が良いでしょう。

また、統一された情報を全ての社員に届けられるため、複数の拠点を展開している企業にとっても役立つナレッジ共有手段といえます。

学習効率の向上に繋げられる

動画はテキストよりも短時間で多くの情報を伝えられるため、学習効率の向上が期待できます。

必要な部分だけをピンポイントで視聴できるだけでなく、実際の動作を確認しながら学べる点は、動画の大きなメリットです。

特に、新人教育や実務習得フェーズで動画を活用することで、教育期間の短縮や指導担当者の負担軽減に繋げやすくなります。

繰り返し活用できる

動画で共有したナレッジは、何度でも繰り返し活用できます。

一度説明した内容を再度説明する必要がなくなるため、教育や引き継ぎの効率を高めたい場合には特におすすめです。

また、学習者にとって理解度が低い箇所を自分で何度も見返せる点も、動画を活用するメリットといえます。

ナレッジ共有動画の課題

動画によるナレッジ共有にはさまざまなメリットがありますが、導入や運用にあたって注意すべきポイントや課題も存在しています。

代表的な課題として挙げられるのは、下記2つです。

・制作コストがかかる

・既存動画の更新・編集に伴う工数増加

それぞれについて、詳しく見ていきましょう。

制作コストがかかる

ナレッジ共有動画の大きな課題の1つが、制作コストです。

動画制作には、企画立案・撮影・編集といったさまざまな工程が必要であり、担当者の工数が増加しやすいです。

特に、現場のベテラン社員が出演する場合、実務に割く時間が少なくなるため、コア業務に支障が出る可能性もあります。

また、外部の制作会社に依頼する場合は、撮影費や編集費などの資金的コストも発生します。

人的コストや資金的コストについて考えておかないと、想定外の支出やトラブルに繋がることがあるため、動画制作を始める前にしっかりと検討しておきましょう。

既存動画の更新・編集に伴う工数増加

ナレッジ共有動画は、一度作って終わりではなく、業務内容やルールの変更に応じて更新が必要になります。

動画の場合、テキストと比べて修正の手間がかかりやすく、部分的な変更でも再編集や再撮影が必要になるケースがあります。

その結果、運用フェーズでの工数が増加し、コア業務に支障が出るケースもあるため注意が必要です。

ナレッジ共有動画の代表的な活用シーン

ナレッジ共有動画は、業務の属人化を防ぎ、社内全体のスキルを底上げする効果に期待できることから、さまざまな場面で活用されています。

中でも代表的なシーンは、下記の4つです。

・業務マニュアル動画

・技能習得動画

・社内教育・研修動画

・トラブルシューティング動画

それぞれについて、詳しく見ていきましょう。

業務マニュアル動画

業務マニュアル動画は、日常業務の手順やルールを標準化したい場合に便利です。

システム操作や事務作業、現場作業の流れなどを動画に落とし込むことで、文章だけでは伝わりにくい操作の順番や注意点を視覚的に共有できます。

また、新人教育や異動時の引継ぎにも有効です。

担当者による説明のばらつきを防げるため、新入社員の混乱を軽減できます。

技能習得動画

ナレッジ共有動画は、熟練者の技術やノウハウを共有する手段としても効果的です。

細かな手の動きや力加減、判断のタイミングなど、暗黙知になりがちな要素を動画化することで、経験の浅い社員でも内容を理解しやすくなります。

特に製造業や専門性の高い業務では、ミスの防止やコンプライアンス遵守のために厳格なルールを設けた制限性の高いマニュアルが求められます。

そんなときこそナレッジ共有動画が役立つため、ぜひ一度活用してみてください。          

社内教育・研修動画

社内教育や研修を動画化することで、時間や場所に縛られない学習環境を構築できます。

在宅勤務の社員や、遠方の支店に勤務する社員にも均一化された情報を届けられるため、認識のずれや理解度の低下を防ぎやすいです。

また、社員のレベルや職種ごとに動画を分けることで、個々に最適な学習が行えます。

そうすることで、教育担当者の負担軽減や研修コストの削減にも繋がるため、まさに一石二鳥です。

トラブルシューティング動画

業務中によく発生するトラブルや問い合わせ対応を動画化することで、現場の自己解決力を高められます。

エラー発生時の対処方法や注意点を動画で示せば、文章を読むよりも素早く理解でき、対応時間の短縮にも繋げられます。

また、問い合わせ数の減少や、サポート部門の負担軽減にも役立ちますので、ぜひ活用してみてください。

ナレッジ共有に動画を活用するときのポイント

ナレッジ共有動画は、ただ作成するだけでは効果を発揮しません。

目的や構成が曖昧なまま配信すると、見られない動画・活用されない資産になりがちです。

ここでは、動画によるナレッジ共有を成功させるために押さえておきたいポイントを3つ紹介します。

目的を明確にする

ナレッジ共有動画を作成するときは、目的を明確にすることが大切です。

例えば、新人教育が目的であれば、専門用語を避け、全体像を理解できる構成が適しています。

また、業務品質の均一化が目的の場合は、作業手順や判断基準を細かく示す必要があります。

さらに、トラブル削減を目的とするなら、よくある失敗例や注意点を集中的に盛り込むと効果的です。

このように、目的ごとに重視すべきポイントを整理することで、伝わりやすい動画になります。

わかりやすく、短くまとめる

動画はテキストに比べて多くの情報を短時間で伝えられますが、だからといって1本の動画にたくさんの情報を詰め込んでしまうと、理解度の低下を招きやすくなります。

ナレッジを素早く、そして効率的に共有したい場合は、1本1テーマを基本とし、情報を詰め込み過ぎないことが大切です。

また、動画の尺や伝え方の順番もわかりやすさに直結しますので、ユーザー視点を意識しながら制作に取り掛かりましょう。

シリーズ化する場合は検索性を意識する

複数の動画を配信する場合は、タイトルやカテゴリ設計が大切です。

・○○の手順

・○○の注意点

など、内容がひと目でわかるタイトルにすることで、視聴者が目的の動画を探しやすくなります。

検索性を意識せず、複数の動画を次々にアップしてしまうと、

「どの動画を見ればいいの？」

「目当ての動画が見つからない・・・」

といった状態に陥り、結果としてナレッジ共有がうまくいかなくなってしまうため注意してください。

ナレッジ共有動画の配信なら「ULIZA」がおすすめ！

ナレッジ共有動画は、安全かつ効率的に配信・管理・活用できる環境があってこそ真価を発揮します。

そこでおすすめなのが、企業向けの動画配信プラットフォーム「ULIZA」です。

ULIZAは、動画配信に特化した機能を備えており、特にナレッジ共有との相性が良いでしょう。

アクセス制限や視聴権限管理により、機密情報を含む動画も安心して共有できます。

さらに、動画の更新や差し替えも容易なため、ナレッジの腐食化を防ぎながら長期的に運用が可能です。

ナレッジ共有を素早く、そして効率的に行いたい企業は、ぜひULIZAの活用を検討してみてください。

そもそも動画配信プラットフォームってどんなもの？と基礎から知りたい方には、下記の記事がおすすめです。

動画配信プラットフォームとは？特徴や選び方、おすすめサービスを徹底解説！

まとめ

ナレッジ共有は、属人化を防ぎ、組織全体の生産性を高める上で欠かせない取り組みです。

動画を活用することで、文章では表現しにくい「暗黙知」を直感的に共有できるようになります。

一方で、制作や管理の負担が大きくなったり、工数が増加したりといった課題も存在するため、どのように制作・管理を行うかを慎重に考えていかなければなりません。

また、ナレッジ共有動画は、配信の基盤が整っていなければ効果を発揮しないため、プラットフォーム選びが非常に重要です。

安定した配信環境と充実した機能、そして高いセキュリティ性を兼ね備えている企業向け動画配信プラットフォーム「ULIZA」なら、業種や業界問わず安全にナレッジ共有動画を管理・運用できます。

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